Excel vai Google Sheets yrityksille — turvallisuus ja tehokkuus

Tamperelaisen logistiikkayrityksen talouspäällikkö Riku Salonen törmäsi ongelmaan keväällä 2024: uusi nuori tiimi halusi siirtyä Google Sheetsiin "koska se on helpompi jakaa", mutta vanhan sukupolven analyytikot kieltäytyivät kategorisesti luopumasta Excelistä. Ongelma ei ollut tekninen — se oli strateginen. Kumpi työkalu palvelee yritystä paremmin pitkällä aikavälillä? Vastaus ei ole yksinkertainen, ja se riippuu paljon siitä, mitä yrityksessä oikeasti tehdään.

Suomessa Microsoft Office -kulttuuri on poikkeuksellisen vahva. Suurin osa pk-yrityksistä ja suuryrityksistä käyttää jo valmiiksi Microsoft 365:tä, mikä tekee Excelistä luontevan valinnan. Silti Google Workspace on kasvattanut suosiotaan erityisesti startup-ympäristöissä ja kasvuyrityksissä. Vertaillaan nyt molemmat puolueettomasti viiden keskeisen kriteerin kautta.

Viiden kriteerin pisteytys

Alla oleva taulukko arvioi molemmat työkalut viiden yritystoiminnalle keskeisen kriteerin mukaan asteikolla 1–5. Pisteytys perustuu tyypilliseen suomalaiseen pk-yritysympäristöön.

Tietoturva ja GDPR — tietosuojavaltuutetun näkökulma

Tietosuojavaltuutetun toimisto on linjannut selkeästi: pilvipalveluita käyttävien yritysten on varmistettava, että henkilötietojen käsittelystä on tehty asianmukainen tietojenkäsittelysopimus ja että tiedot pysyvät EU:n alueella tai maissa, joissa on vastaava suojataso.

Microsoft 365 EU Data Boundary takaa, että eurooppalaisten asiakkaiden tiedot tallennetaan ja käsitellään EU:n alueella. Tämä kattaa kaikki M365-palvelut: Exchange, SharePoint, OneDrive ja Teams. Ominaisuus on käytettävissä kaikissa liiketoimintasuunnitelmissa ilman lisämaksua.

Google Workspace tarjoaa EU-datakeskusvalinnan, mutta se on rajoitettu Business Plus- ja Enterprise-tasoisille asiakkaille. Ilmainen Google-tili ei takaa EU-tallennusta — mikä tarkoittaa, että henkilötietojen käsittely ilmaisilla Google-tileillä ei täytä GDPR:n vaatimuksia suomalaisissa yrityksissä.

Offline-käyttö — usein unohdettu tekijä

Excel toimii täysin ilman verkkoyhteyttä. Voit avata, muokata ja tallentaa tiedostoja junassa, lentokoneessa tai tehtaalla, jossa WiFi ei kuulu. Synkronointi OneDriveen tapahtuu automaattisesti, kun yhteys palaa.

Google Sheets on pohjimmiltaan verkkopalvelu. Offline-tila on mahdollista ottaa käyttöön Chrome-selaimessa erillisellä laajennuksella — mutta tämä täytyy tehdä etukäteen, kun yhteys on vielä käytettävissä. Jos verkko katkeaa yllättäen eikä offline-tilaa ole aktivoitu, pääsy tietoihin estyy kokonaan.

Kaavojen teho ja Power Query

Tässä kategoriassa Excel on kiistaton voittaja ammattilaiskäytössä. Power Query mahdollistaa datan noutamisen sadoista lähteistä — tietokannoista, CSV-tiedostoista, REST-rajapinnoista ja SharePoint-listoista — ilman ohjelmointia. Power Pivot puolestaan mahdollistaa tietomallien luomisen DAX-kaavoilla, jotka tekevät monimutkaisesta analytiikasta hallittavaa.

Google Sheets loistaa yksinkertaisissa operaatioissa ja IMPORTRANGE-funktiossa, joka hakee automaattisesti dataa toisesta taulukosta. Tämä on käytännöllinen ominaisuus tiimikoordinointiin. Mutta jos tarvitset relaatiotietomalleja, pivottauluja suurille datajoukoille tai automatisoitua datan puhdistusta, Excel on ainoa järkevä valinta.

Yhteistyö ja reaaliaikaisuus

Google Sheets on rakennettu alusta asti reaaliaikaiseen yhteistyöhön. Samassa taulukossa voi samanaikaisesti työskennellä kymmenen henkilöä, ja kaikkien kursorit näkyvät reaaliajassa. Kommentit, ehdotustila ja versiohistoria toimivat sujuvasti.

Microsoft 365:n Excel on kehittynyt paljon. SharePointiin tai OneDriveen tallennetut tiedostot tukevat nykyisin reaaliaikaista yhteismuokkausta. Käytännön kokemus on pääosin hyvä, mutta suurissa ja monimutkaisissa tiedostoissa voi esiintyä synkronointiviivettä. Yksinkertaiseen tiimityöskentelyyn molemmat ovat vertailukelpoisia.

Kustannus

Google Workspace Business Starter maksaa noin 7 € käyttäjältä kuukaudessa ja sisältää Gmailin, Driven ja Sheetsin. Microsoft 365 Business Basic maksaa saman verran ja sisältää Exchangin, Teamsin, SharePointin ja Excelin. Jos yrityksellä on jo toinen näistä, regnaukkutyökalu tulee käytännössä veloituksetta.

Ilmaiset Google-tilit ovat houkuttelevia, mutta ne eivät sovellu henkilötietoja käsitteleville yrityksille GDPR-syistä. Kun lasketaan maksulliset suunnitelmat mukaan, hintaero on pieni — ja valinta kannattaa tehdä toiminnallisuuden perusteella.