Kesälomakauden henkilöstösuunnittelu — näin vältät alimiehityksen kesällä 2026
Viime kesänä erään päiväkodin johtaja Kuopiossa huomasi tiistai-iltapäivällä, että kolme neljästä sijaisesta ei saapunut keskiviikon aamuvuoroon. Lapsia oli 47, aikuisia olisi ollut kaksi. Hän soitti kaikki tuntemansa sijaiset läpi — kukaan ei ollut vapaana heinäkuussa. Tilanne ratkesi lopulta sillä, että kaksi lomalla olevaa vakituista palasi vapaaehtoisesti. Koko kriisi olisi vältetty, jos sijaistarve olisi laskettu helmikuussa.
Vuosilomalaki (162/2005) on selkeä: 24 arkipäivää vuosilomasta on annettava lomakaudella 2.5.–30.9. Vähintään 12 arkipäivää — kaksi täyttä viikkoa — on annettava yhdenjaksoisena. Työntekijä ei voi luopua tästä oikeudesta, eikä työnantaja voi kiertää sitä.
Mutta laki ei kerro, miten toiminta pyörii niiden viikkojen aikana, kun puolet henkilöstöstä on lomalla. Se on työnantajan ongelma — ja se ratkaistaan suunnittelulla, ei toivomalla parasta.
Lomakalenteri Excelissä näyttää jokaisen työntekijän loma-ajat viikko viikolta — yhdellä silmäyksellä.
Mitä vuosilomalaki vaatii työnantajalta
Neljä pykälää määrittää kesän henkilöstösuunnittelun reunaehdot. Ne ovat lyhyitä, mutta niiden rikkominen ei ole.
Huomionarvoinen yksityiskohta: 23 §:n ilmoitus on sitova. Kun olet ilmoittanut loman ajankohdan, et voi yksipuolisesti muuttaa sitä ilman työntekijän suostumusta. Tämä erottaa Suomen lain Ruotsin ja Norjan vastaavista — Suomessa ilmoitus lukitsee ajankohdan.
Käytännön merkitys: jos ilmoitat maaliskuussa, että Virtasen loma on viikoilla 28–31, et voi toukokuussa siirtää sitä viikoille 32–35 koska "sijaisrekrytointi epäonnistui". Suunnittelu on tehtävä kunnolla ennen ilmoitusta.
Kuukausi kuukaudelta: toimiva lomasuunnittelu
- Tammi–helmikuu: Laske vähimmäismiehitys Mitkä toiminnot eivät voi seisoa? Montako henkilöä tarvitaan per viikko? Kirjaa luku ylös — se on kaiken pohja.
- Maaliskuu: Kerää lomatoiveet Aseta määräaika 15.3. Käytä yhteistä lomaketta — ei sähköpostiketjuja. Kaikki toiveet samaan paikkaan, jotta ristiriidat näkyvät heti.
- Huhtikuu: Päätä ja ilmoita Kuule työntekijöitä (22 §), päätä ajankohdat ja ilmoita kirjallisesti vähintään kuukautta ennen (23 §). Ilmoita samalla sijaistarpeesta rekrytointiin.
- Toukokuu: Rekrytoi ja perehdytä Työturvallisuuslain (738/2002) 14 § edellyttää riittävää perehdytystä. Kesäsijaisille vähintään kolmen päivän perehdytysjakso — lyhyempi altistaa tapaturmille ja työnantajan vastuulle.
- Kesä–syyskuu: Seuraa ja reagoi Tarkista miehitys joka maanantai. Pidä varasijaislista — vähintään kolme henkilöä, joille voi soittaa 24 tunnin varoitusajalla.
Sijaistarvelaskelma: näin lasket viikoittaisen tarpeen
Kesää ei voi suunnitella yhtenä möhkäleenä. Sijaistarve vaihtelee viikosta toiseen, ja kriittisin viikko ratkaisee koko kesän onnistumisen.
+ Sairauspoissaolopuskuri (15–20 % vakituisista)
| Viikko | Vakituiset | Lomalla | Paikalla | Minimi | Sijaistarve |
|---|---|---|---|---|---|
| Vko 23 | 18 | 4 | 14 | 10 | 0 |
| Vko 24 | 18 | 6 | 12 | 10 | 0 |
| Vko 25 | 18 | 9 | 9 | 10 | 1 + puskuri |
| Vko 26 | 18 | 12 | 6 | 10 | 4 + puskuri |
| Vko 27 | 18 | 13 | 5 | 10 | 5 + puskuri |
| Vko 28 | 18 | 11 | 7 | 10 | 3 + puskuri |
| Vko 29 | 18 | 7 | 11 | 10 | 0 |
Viikko 27 on kriittisin: viisi sijaista plus puskuri. Se tarkoittaa kuutta tai seitsemää henkilöä, jotka tarvitsevat rekrytoinnin, työsopimuksen ja perehdytyksen — ja kaikki ennen kesäkuun alkua.
Alimiehitys ja työsuojeluviranomaiset
Työturvallisuuslain (738/2002) 10 § edellyttää, että työnantaja selvittää ja arvioi työn vaarat — myös silloin, kun henkilöstö on tavallista pienempi. Kesä ei ole poikkeus.
- Liiallinen työkuormitus (TTurvL 25 §)
- Sairauspoissaolojen kasvu kesällä: +10–15 %
- Perehdyttämättömän sijaisen tapaturmariski
- Toimintaohje tai kehotus tarkastuksessa
- Ylityöt kolmena peräkkäisenä viikkona
- Sairauspoissaolot nousevat äkillisesti kesäkuussa
- Sijaiset lopettavat lyhyen ajan jälkeen
- Asiakaspalaute heikkenee selvästi
Työsuojelutarkastuksessa alimiehitys ei ole itsessään rikkomus. Mutta jos alimiehitys johtaa vaaratilanteisiin, puutteelliseen perehdytykseen tai kohtuuttomaan työkuormitukseen, seuraus on toimintaohje — ja toistuvissa tapauksissa uhkasakko.
Tasapuolisuus: loma-aikojen kierto vuosittain
Vuosilomalain 22 § edellyttää, että työnantaja kuulee työntekijää loman ajankohtaa määrätessään. Käytännössä tämä tarkoittaa, että samanlaisia tehtäviä tekevien loma-ajat tulisi kiertää vuosittain.
| Työntekijä | 2024 | 2025 | 2026 |
|---|---|---|---|
| Korhonen | Kesäkuu | Heinäkuu | Elokuu |
| Virtanen | Heinäkuu | Elokuu | Kesäkuu |
| Mäkinen | Elokuu | Kesäkuu | Heinäkuu |
Kolmen vuoden kierto on yksinkertainen ja oikeudenmukainen: jokainen saa vuorollaan suosituimman lomajakson. Dokumentoi kierto kirjallisesti, niin erimielisyyksiä ei synny.
Usein kysytyt kysymykset
Artikkeli on tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Tarkista aina voimassa oleva työehtosopimus ja konsultoi työnantajajärjestöä epäselvissä tilanteissa. Lakitekstit päivitetty maaliskuussa 2026.
Lähteet: Vuosilomalaki (162/2005) 20–23 § · Työturvallisuuslaki (738/2002) 10 §, 14 §, 25 § · Työaikalaki (872/2019) · Työsuojelu.fi: vuosiloman antaminen · Akavan Erityisalat: «Kesäloma lähestyy» (2025) · PAM: vuosiloman antaminen
Työvuorolista Excelissä näyttää kuka työskentelee milloin — automaattinen ylityölaskenta ja lepoaikavalvonta mukana.