Kirjoittanut Mia Virtanen, Taloyhtiöasiantuntija, Tampere — 7 vuoden kokemus asunto-osakeyhtiöistä

Taloyhtiön hallituksen järjestäytymiskokous: mitä siellä täytyy tehdä

Järjestäytymiskokous on hallituksen tärkein kokous koko toimikauden aikana. Siellä tehdyt — tai tekemättä jääneet — päätökset vaikuttavat taloyhtiön toimintakykyyn kuukausien ajan.

Seitsemän vuoden kokemus taloyhtiöasioista tarkoittaa, että olen nähnyt tilanteen useampaan kertaan: uusi hallitus järjestäytyy asianmukaisesti, valitsee puheenjohtajan, pitää pöytäkirjan — mutta unohtaa ilmoittaa nimenkirjoitusoikeuden vaihtumisesta Patentti- ja rekisterihallitukselle. Eräällä asiakasyhtiölläni Tampereella tämä virhe aiheutti kuuden viikon viivästymisen remonttiurakkasopimuksen allekirjoittamisessa. Sopimus oli valmis, urakoitsija odotti, mutta allekirjoitusoikeus oli edelleen entisellä hallituksen jäsenellä. Kaikki tämä siksi, että yksi kohta puuttui järjestäytymiskokouksen tarkistuslistalta.

Tämä artikkeli on se tarkistuslista.

Järjestäytymisvelvollisuus AOYL:n mukaan

Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) 7 luku 3 § edellyttää, että hallituksen on järjestäydyttävä välittömästi yhtiökokouksen jälkeen, jollei yhtiöjärjestyksessä ole muuta määrätty. Tämä on lakisääteinen velvoite, ei suositus. Järjestäytymiskokouksessa hallitus muuttuu valittujen henkilöiden ryhmästä toimivaltaiseksi juridiseksi elimeksi.

Ilman järjestäytymiskokouksen päätöksiä yhtiöllä ei ole virallista edustajaa — ei ketään, joka voi allekirjoittaa sopimuksia, hyväksyä laskuja tai toimia viranomaisten kanssa. AOYL 7 luku 20 § antaa hallituksen puheenjohtajalle nimenkirjoitusoikeuden, mutta tämä oikeus tulee voimaan vasta kun muutos on rekisteröity PRH:lle.

Järjestäytymiskokouksen neljä vaihetta

Kohta kohdalta — mitä täytyy tehdä

1. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta

AOYL 7 luku 3 § edellyttää, että hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Puheenjohtaja johtaa hallituksen työtä, edustaa yhtiötä ulkopuolisiin tahoihin ja on henkilö, johon pankki, vakuutusyhtiö ja viranomaiset ottavat yhteyttä. Varapuheenjohtaja astuu puheenjohtajan tilalle tämän ollessa estynyt. Molemmat valinnat kirjataan pöytäkirjaan.

2. Nimenkirjoitusoikeus — kriittisin kohta

AOYL 7 luku 20 § antaa hallituksen puheenjohtajalle yleisen nimenkirjoitusoikeuden. Tämä tarkoittaa, että puheenjohtajalla on oikeus kirjoittaa yhtiön nimi sopimuksiin, laskuihin ja oikeustoimiin. Lisäksi hallitus voi antaa prokuraa tai erityisvaltuutuksen muille henkilöille — esimerkiksi isännöitsijälle tai talousvastaavalle.

Muutos on ilmoitettava Patentti- ja rekisterihallitukselle kaupparekisteriin viipymättä. Ilman päivitystä edellinen henkilö on edelleen rekisterissä oikeutettuna kirjoittamaan yhtiön nimen — mikä voi johtaa sekasortoon sopimuksissa ja pankkiasioinnissa.

3. Asiakirjojen vastaanotto edelliseltä hallitukselta

Edellinen hallitus jättää jälkeensä sopimuksia, sitoumuksia ja käynnissä olevia asioita, joista uusi hallitus on vastuussa. Kattava luovutus sisältää: huoltosopimukset (hissi, ilmastointi, paloturvallisuus), vakuutuskirja ja vakuutussumma, pankkitilin tiedot ja verkkopankkitunnukset, avainrekisterin, osakasluettelon, kunnossapitosuunnitelman, kirjanpitomateriaalin, vireillä olevat riidat tai valitukset sekä yhteystiedot tärkeimmille urakoitsijoille. Pyydä kirjallinen tarkistuslista ja kuittaa jokainen kohta vastaanotetuksi.

4. Taloutta koskeva läpikäynti

Uuden hallituksen on perehdyttävä käynnissä olevan vuoden budjettiin: tulot (vastikkeet, vuokratulot, muut), menot (hoitokulut, korjaukset, lainanlyhennykset), rahastot ja likviditeettitilanne. Tarkista myös lainasalkku: millä korkoehtoilla lainat ovat, milloin koron sidonnaisuus päättyy, onko rahoituksen uudelleenjärjestelyyn tarvetta? Hallitus, joka ei tunne yhtiönsä taloutta, reagoi aina jälkikäteen.

5. Kunnossapitosuunnitelma — AOYL:n vaatimus

AOYL 6 luku 3 § edellyttää, että hallitus esittää yhtiökokoukselle suunnitelman kiinteistön kunnossapidosta seuraavalle viidelle vuodelle. Tätä kutsutaan PTS:ksi (pitkän tähtäimen suunnitelma) tai kunnossapitosuunnitelmaksi. Järjestäytymiskokouksessa uuden hallituksen on tutustuttava voimassa olevaan suunnitelmaan ja arvioitava, onko se ajan tasalla. Jos suunnitelma puuttuu tai se on yli kolme vuotta vanha, päivittäminen on asetettava ensimmäisen puolen vuoden prioriteetiksi.

6. Vuosikellon laadinta

Järjestäytymiskokouksen viimeinen — ja useimmin ohitettu — tehtävä on vuosikellon laadinta: kuukausitasoinen kalenteri hallituksen kokouksista, lakisääteisistä tehtävistä ja kiinteistökohtaisista toimenpiteistä. Ilman vuosikelloa hallitustyö muuttuu reaktiiviseksi: kokouksia kutsutaan koolle ad hoc, yhtiökokouksen valmistelut jäävät viime tippaan, ja lakisääteiset tarkastukset unohtuvat.

Lakivaatimukset ja hyvä hallintotapa

Neljä virhettä, joita uudet hallitukset tekevät

Nimenkirjoitusoikeus jätetään ilmoittamatta. Yleisin ja vakavin virhe. Edellinen puheenjohtaja on yhä kaupparekisterissä, uusi ei voi allekirjoittaa sopimuksia tai nostaa rahaa. Ratkaisu: tee PRH-ilmoitus heti järjestäytymiskokouksen jälkeen, viimeistään kolmen päivän kuluessa.

Asiakirjojen luovutus jää tekemättä. Edellinen hallitus ei toimita sopimuksia, avaimia tai yhteystietoja. Puoli vuotta myöhemmin kukaan ei tiedä missä hissisopimus on tai kuka hoitaa lumityöt. Ratkaisu: vaadi kirjallinen luovutuslista ja kuittaa jokainen kohta vastaanotetuksi.

Pöytäkirja on puutteellinen. Järjestäytymiskokouksen pöytäkirja on hallituksen mandaatin juridinen perusta. Pöytäkirja, joka vain toteaa "hallitus järjestäytyi", mutta ei mainitse nimenkirjoitusoikeutta, varapuheenjohtajaa tai erityispäätöksiä, on käytännössä hyödytön riitatilanteessa.

Tämän artikkelin tiedot ovat yleisluonteisia eivätkä muodosta oikeudellista neuvontaa. AOYL ja muut säädökset voivat muuttua julkaisupäivän jälkeen. Ota yhteyttä isännöitsijään tai lakimieheen taloyhtiösi erityiskysymyksissä.